Home > lifehacking, Project Management > Organiseer jezelf …

Organiseer jezelf …

(C) David Allen

(C) David Allen

In 2002 heb ik het boek van David Allen gekocht ‘Getting Things Done‘. Destijds was deze manier van werken me niet echt op het lijf geschreven aangezien ik hier niet direct de noodzaak van inzag. Gedurende de tijd wilde ik meer structuur creëren over mijn eigen actiepunten en dat van anderen (alles wat ik had uitgezet).

De INBOX was mijn primaire omgeving waarin alle e-mails verzameld stonden die ik al dan niet voorzag van een vlaggetje of een zelf verzonnen categorie. Er ontstond tevens een waslijst van mappen en submappen over van alles en nog wat.  Dit werkte een tijd goed totdat ik erachter kwam dat ik totaal niet meer wist waar alles stond (had ik de mail nu op basis van een persoon of een project opgeborgen?). Verder was het niet duidelijk of alles nu wel gedaan was (het was wel opgeborgen, maar de flags hingen wel nog vaak aan de betreffende email e.d.)

De inbox was wel met tags voorzien, maar ik wist eigenlijk niet precies wat voor actie hieraan verbonden moest worden (moet ik het doen, wat moet ik dan doen, wanneer moet ik het doen e.d.)

Op enig moment kwam het nieuwe boek uit van David Allen (Making It Work) en toen realiseerde ik me dat ik het andere boek ook nog had liggen. Na het doorlezen van een aantal pagina’s bleek dat de aanpak van David me nu wel meer aansprak. Vooral het organiseren van je STUFF en wat je hiermee moet gaan doen (zie de afbeelding hiernaast).

Het boek van David gaat veel verder dan alleen het afhandelen van je STUFF, maar de eerste hoofdstukken uit het boek hebben me wel goed geholpen om zaken beter te structureren.

Met andere woorden (ik gebruik als tool trouwens Outlook 2007):

  1. Mijn INBOX (zowel de mailbox als de Fysieke INBOX) is ‘altijd’ leeg. Ik werk dus qua tijd en planning vooruit;
  2. Als ik mijn mailbox lees, dan zorg ik dat deze ook leeg wordt en dat de mails voorzien zijn van ACTIONS!
  3. Alle STUFF heb ik gekoppeld aan een actie (dit op basis van de GTD methode). Ik weet dus per item wat ik hiermee moet gaan doen (of laten doen);
  4. Ik werk met een takenlijst waarbij ik de categorieën van GTD gebruik (.project / @agendas / @anywhere / @calls /@computer / @errands /@home / @office / @waiting for / someday-maybe);
    Ik had in eerste instantie twijfel over deze categorieën, maar doordat ze qua aantal beperkt zijn werken deze toch prima (je kunt deze natuurlijk altijd wijzigigen e.d.).
  5. Ik koppel de taken aan een EIND-datum (DUE DATE) zodat ik de specifieke taak die ik moet doen of waar ik een reactie op moet krijgen in mijn agenda kan zien. Mijn agenda is in deze dus leading inclusief het overzicht van de taken van die dag. Mijn Outlook start ook op in Agenda modus en niet als Inbox (alleen nieuwe onverwerkte emails komen daar binnen).Het voordeel is dat je in je agenda een weekoverzicht ziet met de vaste agenda afspraken (dus op tijd/datum) en de specifieke taken van die dag. Je hoeft dus maar het lijstje van de dag af te werken. Mochten specifieke taken van een dag niet doorgevoerd zijn dan kun je deze slepen naar een andere dag.
  6. Wekelijks houd ik mijn WEEKLY REVIEW waarbij ik:
    > alle losse documenten en materialen verzamel;
    > alles verwerk naar acties;
    > mijn takenlijst up-2-date maak;
    > mijn agenda up-2-date maak (ook kijken of er in de afgelopen week nog actiepunten zijn ontstaan van mijn afspraken e.d.);
    > mijn WAITING-FOR lijst nalopen/navragen van status e.d.;
    > Projecten reviewen (project status, budgetten, doelstellingen, planning e.d.);
    > Bekijken van de langlopende lijst (Someday/Maybe lijst) of ik hier nu wel zaken in staan die relevant zijn om op te pakken.

Zorg dat je je WEEKLY REVIEW op een donderdag middag doet (dan kun je op vrijdag nog zaken nabellen e.d.). Maak tevens duidelijk aan je collega’s dat je dan niet gestoord wilt worden (beschouw het als een afspraak met jezelf).

Deze (basis) manier van werken zorgt dat je meer controle hebt over alle items waarmee je bezig bent. Zorg er ook voor dat alles wat ook maar als een actie gezien kan worden opgenomen wordt in je takenlijst (dus ook dat je een nieuwe sleutel moet laten maken, visitekaartjes moet laten bijbestellen e.d.).

Zorg er tevens voor dat je altijd een notitieblokje bij je hebt om zaken die je te binnen schieten op te schrijven (zelf gebruik ik de kleinste notitieblokjes van Moleskine). Net als je portemonnee en je telefoon moet je dit ook bij je hebben.

TOOLS

Om het werk te organiseren gebruik ik zelf Outlook 2007 als basis tool. Er zijn andere diverse tools te vinden maar dit werkt voor mij prima.

Via de website van Getting Things Done kun je een handleiding aanschaffen om je Outlook volgens de GTD methode in te richten. Een handleiding (pdf) is te koop op de website van David Allen en kost $ 15,00. Een absolute aanrader!

Advertenties
  1. 29/07/2009 om 22:51

    Hoi Erwin,

    Dankzij Jeroen Kratsborn die het de hele tijd had over lifehacking kwam ik op je blog terecht. De probleemstelling die je aangaf, is zeer herkenbaar. De oplossing daarentegen is nog niet echt helder, maar ik heb dan ook geen letter van welke Guru dan ook hierover gelezen.

    Dat zul je waarschijnlijk als absolute aanrader aanbevelen, maar een vraag vooraf heb ik wel.

    Bedoel je te zeggen dat als je de categorien in Outlook aanhoudt met (.project / @agendas / @anywhere / @calls /@computer / @errands /@home / @office / @waiting for / someday-maybe); je alle facetten van je werkzaamheden kunt bevatten en afhandelen.

    oh ja, tweede vraag. Werk je met Business Contact Manager. dat uitgebreide trage programma. Nuttig, maar erg traag en foutgevoelig. Ik heb het maar eraf gegooid.

    groet
    mark

    • 30/07/2009 om 09:02

      Categorieën gebruik ik om taken onder te brengen. Welke ik gebruik kan wel eens wisselen. De meest gebruikte categorieën die ik momenteel gebruik zijn:
      @waiting for: ik wacht op een reactie van iemand (klant/collega..)
      @office: ik moet deze taak op kantoor doen (wegens documenten, collega’s die ik moet spreken e.d.)
      @home: dingen die ik thuis moet doen (paspoort meenemen e.d.)
      @calls: personen die ik moet bellen
      @agendas: gebruik ik om agendapunten te verzamelen van een bepaalde afspraak
      .projects: is echte een verzamelomgeving waarin ik meerdere actiepunten onderbreng

      Belangrijk bij het aanmaken van een taak is dat je er een einddatum aanhangt. Je kunt in je agenda ook de taken zien van de betreffende dag. Je hoeft dus niet meer na te denken wat je op een dag moet doen.

      Dit werkt allemaal relatief eenvoudig. Ik gebruik dan ook geen andere tools als de Business Contact Manager, Xobni e.d.

  2. 30/07/2009 om 06:56

    Wow Erwin, je was er snel bij met GTD, al in 2002. Slimme tip om de weekly review op de donderdag te doen. In het GTD boek staat volgens mij vrijdag maar donderdag lijkt me ook beter.
    Ik ben benieuwd of er nog meer reacties komen op dit artikel in http://www.linkedin.com/groupAnswers?viewQuestionAndAnswers=&gid=2128806&discussionID=5542617&sik=1248929177477&trk=ug_qa_q&goback=%2Eana_2128806_1248929177477_3_1

    Groet,

    Jeroen Kratsborn

  1. 28/11/2009 om 14:03

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: