Archief

Archive for the ‘Project Management’ Category

het V-model

Tijdens het managen van projecten ben je steeds op zoek om tools en methodes te vinden die je helpen in het managen van projecten. Als projectmethodiek gebruiken we een afgeleide van Prince2. Ons eigen model is vooral handig in de commerciele overleggen met klanten. Ons model geeft duidelijk weer welke stappen doorlopen moeten worden bij een project.

Image

Een andere voorbeeld van een methode die we gebruiken is GTD van David Allen. Hierover kun je meer lezen in mijn vorige blogpostings.

Momenteel gebruiken we ook het V-model (ook hier weer een eigen interpretatie) om onze projecten beter te managen.

Het V-model is een grafisch overzicht van een ontwikkeltraject. Er zijn een aantal stappen nodig voordat men kan starten met het ontwikkelen. Na het ontwikkelen zijn er een aantal stappen nodig om het traject op te leveren (zie http://en.wikipedia.org/wiki/V-Model).

Image

Bij het ontwikkelen van een bijvoorbeeld een website beginnen we eerst met een grondige inventarisatie en analyse. Deze gegevens worden veelal verwerkt in een prototype, een USE CASE diagram (UML), een vision document of een blauwdruk. Dit is afhankelijk van de complexiteit van een project. Een prototype is een veel gebruikte manier om functionaliteiten, structuur en content visueel weer te geven. Met een prototype krijg je op voorhand ook een goede discussie over de 3 genoemde onderwerpen. Nadat een prototype ontwikkeld is wordt gestart met het ontwerp. Hierbij wordt dus goed gekeken naar de ontwikkelde documentatie. Nadat het ontwerp gereed is kan de developer starten met de ontwikkeling; hierbij wordt hij ondersteund met de documentatie en de designs. Nadat de ontwikkelaar gereed is en akkoord geeft op de ontwikkeling, dan kan de designer het eindresultaat vergelijken met de voorheen ontwikkelde designs. De designer zal op enig moment akkoord geven en dan kan de projectmanager de website testen en beoordelen op basis van het prototype (is alles wat besproken is verwerkt e.d.). Vervolgens kan de klant aan de slag met het redactiegedeelte van de website.

Het V-model is dus een handige tool tijdens het ontwikkelen van bijvoorbeeld een website. Het geeft duidelijk weer waar men zich in de ontwikkeling begeeft. Tevens kan men de verantwoordelijkheden qua ontwikkeltraject duidelijker vastleggen. Het testen en opleveren gebeurt dus op basis van eerder gemaakte documenten en designvoorstellen.

Verwachtingen

17/05/2009 1 reactie

Ik kwam onderstaand plaatje nog tegen die ik eens via Dave Krapels heb gekregen. Het plaatje geeft weer dat verwachtingen tijdens het ontwikkelen van een bijvoorbeeld een webproject steeds moeten worden bijgesteld. Het creëren van verwachtingen en het daadwerkelijke gerealiseerde is toch zeer vaak een discussie die (helaas) gevoerd moet worden. Het is daarom van groot belang dat de verwachtingen met mekaar stroken door bijvoorbeeld regelmatig contact te hebben met je opdrachtgever, het maken van gespreksverslagen, het ontwikkelen van diverse functionele ontwerpen, prototypes e.d.
Dit is natuurlijk een must, maar het belangrijkste element is toch het directe contact met je opdrachtgever.. en dan heb ik het niet over e-mailen, twitteren, skypen, msn’en, maar plain-old face-to-face of telefonisch. Sociaal communiceren in de ECHTE wereld dus!

Comicverwachtingen …

Organiseer jezelf …

19/04/2009 4 reacties
(C) David Allen

(C) David Allen

In 2002 heb ik het boek van David Allen gekocht ‘Getting Things Done‘. Destijds was deze manier van werken me niet echt op het lijf geschreven aangezien ik hier niet direct de noodzaak van inzag. Gedurende de tijd wilde ik meer structuur creëren over mijn eigen actiepunten en dat van anderen (alles wat ik had uitgezet).

De INBOX was mijn primaire omgeving waarin alle e-mails verzameld stonden die ik al dan niet voorzag van een vlaggetje of een zelf verzonnen categorie. Er ontstond tevens een waslijst van mappen en submappen over van alles en nog wat.  Dit werkte een tijd goed totdat ik erachter kwam dat ik totaal niet meer wist waar alles stond (had ik de mail nu op basis van een persoon of een project opgeborgen?). Verder was het niet duidelijk of alles nu wel gedaan was (het was wel opgeborgen, maar de flags hingen wel nog vaak aan de betreffende email e.d.)

De inbox was wel met tags voorzien, maar ik wist eigenlijk niet precies wat voor actie hieraan verbonden moest worden (moet ik het doen, wat moet ik dan doen, wanneer moet ik het doen e.d.)

Op enig moment kwam het nieuwe boek uit van David Allen (Making It Work) en toen realiseerde ik me dat ik het andere boek ook nog had liggen. Na het doorlezen van een aantal pagina’s bleek dat de aanpak van David me nu wel meer aansprak. Vooral het organiseren van je STUFF en wat je hiermee moet gaan doen (zie de afbeelding hiernaast).

Het boek van David gaat veel verder dan alleen het afhandelen van je STUFF, maar de eerste hoofdstukken uit het boek hebben me wel goed geholpen om zaken beter te structureren.

Met andere woorden (ik gebruik als tool trouwens Outlook 2007):

  1. Mijn INBOX (zowel de mailbox als de Fysieke INBOX) is ‘altijd’ leeg. Ik werk dus qua tijd en planning vooruit;
  2. Als ik mijn mailbox lees, dan zorg ik dat deze ook leeg wordt en dat de mails voorzien zijn van ACTIONS!
  3. Alle STUFF heb ik gekoppeld aan een actie (dit op basis van de GTD methode). Ik weet dus per item wat ik hiermee moet gaan doen (of laten doen);
  4. Ik werk met een takenlijst waarbij ik de categorieën van GTD gebruik (.project / @agendas / @anywhere / @calls /@computer / @errands /@home / @office / @waiting for / someday-maybe);
    Ik had in eerste instantie twijfel over deze categorieën, maar doordat ze qua aantal beperkt zijn werken deze toch prima (je kunt deze natuurlijk altijd wijzigigen e.d.).
  5. Ik koppel de taken aan een EIND-datum (DUE DATE) zodat ik de specifieke taak die ik moet doen of waar ik een reactie op moet krijgen in mijn agenda kan zien. Mijn agenda is in deze dus leading inclusief het overzicht van de taken van die dag. Mijn Outlook start ook op in Agenda modus en niet als Inbox (alleen nieuwe onverwerkte emails komen daar binnen).Het voordeel is dat je in je agenda een weekoverzicht ziet met de vaste agenda afspraken (dus op tijd/datum) en de specifieke taken van die dag. Je hoeft dus maar het lijstje van de dag af te werken. Mochten specifieke taken van een dag niet doorgevoerd zijn dan kun je deze slepen naar een andere dag.
  6. Wekelijks houd ik mijn WEEKLY REVIEW waarbij ik:
    > alle losse documenten en materialen verzamel;
    > alles verwerk naar acties;
    > mijn takenlijst up-2-date maak;
    > mijn agenda up-2-date maak (ook kijken of er in de afgelopen week nog actiepunten zijn ontstaan van mijn afspraken e.d.);
    > mijn WAITING-FOR lijst nalopen/navragen van status e.d.;
    > Projecten reviewen (project status, budgetten, doelstellingen, planning e.d.);
    > Bekijken van de langlopende lijst (Someday/Maybe lijst) of ik hier nu wel zaken in staan die relevant zijn om op te pakken.

Zorg dat je je WEEKLY REVIEW op een donderdag middag doet (dan kun je op vrijdag nog zaken nabellen e.d.). Maak tevens duidelijk aan je collega’s dat je dan niet gestoord wilt worden (beschouw het als een afspraak met jezelf).

Deze (basis) manier van werken zorgt dat je meer controle hebt over alle items waarmee je bezig bent. Zorg er ook voor dat alles wat ook maar als een actie gezien kan worden opgenomen wordt in je takenlijst (dus ook dat je een nieuwe sleutel moet laten maken, visitekaartjes moet laten bijbestellen e.d.).

Zorg er tevens voor dat je altijd een notitieblokje bij je hebt om zaken die je te binnen schieten op te schrijven (zelf gebruik ik de kleinste notitieblokjes van Moleskine). Net als je portemonnee en je telefoon moet je dit ook bij je hebben.

TOOLS

Om het werk te organiseren gebruik ik zelf Outlook 2007 als basis tool. Er zijn andere diverse tools te vinden maar dit werkt voor mij prima.

Via de website van Getting Things Done kun je een handleiding aanschaffen om je Outlook volgens de GTD methode in te richten. Een handleiding (pdf) is te koop op de website van David Allen en kost $ 15,00. Een absolute aanrader!